En Ru
  • +38 (044)
  • 594
  • 30
  • 98
Украина, г. Киев,
ул. Левандовская, 5Б, оф. 21.
карта проезда
16Июль
2014

Автоматизация работы агентства на практике

Статья в профильном журнале Управление персоналом — Украина №7 (250), 2014.

Александра Костыны,

ведущего консультанта Рекрутинговой компании NRG

Александр Костына, ведущий консультант NRG

Александр Костына,
ведущий консультант NRG

В данной статье хотелось бы поделиться практичес кими примерами, связанными с автоматизацией процессов в рекрутинге. Так как процесс подбора в целом одинаковый, стоит уделить внимание деталям. Материалы, изложенные в статье, носят рекомендательный характер без привязки к конкретному программному обеспечению.
С чего начинается автоматизация? Она начинается тогда, когда от огромного количества резюме голова идет кругом. Решение данной проблемы в создании базы резюме. Но она является общим определением, в которое каждый вкладывает свое понимание. Рассмотрим поближе, что именно включает в себя данное понятие. В первую очередь это структурированное хранилище резюме кандидатов в электронном виде.
База – это также система для хранения вакансий, клиентов и прочей сопутствующей информации (справочники, каталоги, пользователи и т. п.). Информация в ней тесно переплетена различными связями и отношениями. То, что вы только что себе представили, – не автоматизация, а всего лишь компьютерная техника, которая хранит все резюме и вакансии и сама по себе ничего не делает. Сейчас есть большое количество программных продуктов, которые подходят под определение «база», но пропустим этот раздел. Рассмотрим, что можно сделать с информацией, находящейся на виртуальном системном компьютере в базе (см. рис. 1).

Автоматизация
Если в компании нет подробной схемы действий, самое время ее составить самостоятельно. Можно делегировать это консультанту разработчика программного обеспечения, если эти схемы у него есть. Это даст возможность сэкономить время для основных функций работы. Обратите внимание на временные рамки, на результат, которым заканчиваются процессы, а также на связи и порядок их выполнения. Получив подробную схему, сможете ответить на во прос о том, какие функции надо автоматизировать: «Наша компания хочет автоматизировать все HR-процессы».
Статистика показывает, что все процессы и процедуры можно условно поделить на три части. Одна треть из них легко поддается автоматизации и без нашего участия. Вторая может быть автоматизирована, но на это необходимо потратить время. А оставшаяся треть совсем не Рисунок 2. Пример автоматизированных процессов в поддается автоматизации. Не стоит компанииавтоматизировать, по крайней мере на данном этапе развития технологий и техники, такие процессы, как внесение комментариев по результатам собеседования с кандидатом, оценку компетенций и поведения, принятие решения по кандидату и прочие операции, в которых роль сотрудника ключевая.
Начнем с того, что уже автоматизировано – это, как правило, очевидные процессы, которые являются неотъемлемой частью резюме или вакансии. Например, дату создания вакансии раньше приходилось вписывать вручную, а при автоматизации эта функция устанавливается на момент создания вакансии автоматически. Также, на пример, сбор откликов с сайтов по трудоустройству и сохранение в базе происходит без вашего участия. Согласитесь, удобно? Или при закрытии вакансии кандидатам, участвующим в отборе, отправляется соответствующее сообщение на электронную почту.
Об этих и других функциональных особенностях сможет рассказать консультант разработчика или же они описаны в документации в программном обеспечении. Сравните схему вашей компании и то, что предоставлено функционалом
ПО: может оказаться, что все уже готово и стандартного набора вам достаточно. Но если используете индивидуальный подход к процессу подбора, то предоставленный функционал необходимо разнообразить процессами из схемы. И если человек не является в них ключевой ролью, то это и есть, то, что можно автоматизировать. Например, если руководитель часто бывает в командировках и переносит встречи, то в таком случае можно автоматизировать этот процесс так, как представлено на рис. 2.

Автоматизация 2
В нашей компании аналогичным образом добавили процессы планирования телефонных звонков и влияние результатов телефонных интервью на дальнейшее участие кандидатов в отборе на вакансию. Важно, чтобы программное обеспечение имело функцию редактирования стандартных процессов и добавления новых. Если ее нет – откажитесь от предлагаемого программного обеспечения, поскольку результат автоматизации ставится под сомнение сам итог работы. Стоит обратить внимание на удобство пользования: чем удобнее будет пользоваться, тем быстрее достигается ожидаемый эффект.
После проделанной работы и первых несколько месяцев привыкания к новым и/или другим действиям остановитесь на пару минут, посмотрите, в какую сторону сместились акценты внимания.
Думаю, сможете отметить, что стали уделять больше внимания срокам и результатам: улучшился личный тайм-менеджмент, появился такой мощный инструмент оценки проделанной работы, как статистика и аналитика. Скорее всего, вначале может быть неожиданным, что аналитику тоже можно автоматизировать. Вспомните, какой временной промежуток ранее занимал отчет для руководителя, а сейчас его можно сделать быстро.
Результат автоматизации будет зависеть от того, насколько программное обеспечение гибко по отношению к реализации вашей индивидуальной схемы. Также важно довести до сотрудников, если есть подчиненные, что оценивать их работу теперь будут с помощью программного обеспечения, впоследствии это положительно повлияет на работу сотрудников, в чем можно будет убедиться.
Автоматизация станет полезной в независимости от штата персонала, который будет пользоваться программным обеспечением, так ее результаты влияют на отдел в целом. Но всегда стоит помнить, что остаются процессы, в которых ключевую роль выполняет человек. Автоматизация – это возможность сконцентрироваться для наилучшего исполнения этой роли. Удачи!

 

 

 


Вернуться в начало